Электронная версия

Ставка ЦБ РФ - 8,25%
МРОТ - 4611 руб.

КОНСУЛЬТАЦИИ

Сроки составления авансового отчета

В течение какого времени нужно составлять авансовый отчет, если подотчетное лицо тратило на хозяйственные расходы свои личные деньги (деньги из кассы организации авансом не выдавались)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок компенсации работникам хозяйственно-операционных расходов или расходов на командировку, осуществленных за счет собственных средств, законодательно не установлен. Соответственно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок и сроки составления авансового отчета в такой ситуации.
 
Обоснование вывода:
В настоящее время основным документом, регламентирующим порядок выдачи под отчет денежных средств, является Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением совета директоров Центробанка РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок).
В соответствии с п. 10 Порядка выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий (организаций). Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем организаций (п. 11 Порядка). Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
При этом необходимо отметить, что предельного срока выдачи наличных денег в подотчет законодательно не установлено, поэтому организация вправе самостоятельно установить сроки выдачи наличных денег под отчет, закрепив срок, на который выданы денежные средства, в учетной политике организации либо в ином локальном нормативном акте (например, в приказе руководителя на выдачу денег под отчет), либо указать, что выдача денежных средств под отчет сроком возврата не ограничена.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2, утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными (п. 14 Порядка).
Для учета израсходованных денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные и командировочные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые чеки, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6).
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Таковы правила оформления подотчетных операций с точки зрения законодательства.
Однако на практике возникают ситуации, когда работники первоначально расходуют свои личные средства, а потом отчитываются за них, и уже после этого организация компенсирует расходы (как в Вашем случае). Хотя законодательством это не запрещено, но норм, регламентирующих такой порядок выдачи денег на хозяйственно-операционные расходы или командировку, не существует. Соответственно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок и сроки составления авансового отчета для такой ситуации.
Отметим также, что для случаев, когда сотрудник аванс на хозяйственные расходы не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Ведь форма АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Поэтому, по нашему мнению, организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах (при этом никто не запрещает выбрать форму N АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55)).
Также следует учитывать, что, по сути, денежные средства, выданные работнику на компенсацию расходов, осуществленных им за счет собственных средств, нельзя назвать авансом, а сотрудника - подотчетным лицом. Работнику в такой ситуации не за что отчитываться перед организацией. Фактически он ее кредитует.
Поэтому такой способ ведения расчетов с подотчетными лицами сопровождается определенной долей риска, хотя, на наш взгляд, и незначительной.
Так, на основании авансового отчета бухгалтер приходует к учету приобретенные работником товары и списывает расходы. Напомним, что расходы организации могут учитываться для целей обложения налогом на прибыль только при условии их соответствия критериям п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Первичные документы, которые работник передал в бухгалтерию организации вместе с авансовым отчетом, могут при этом быть оформлены либо непосредственно на него, либо на организацию.
И, в зависимости от того, как были оформлены первичные документы, налоговые органы могут признать работника фирмы либо заимодавцем (если документы оформлены на фирму), либо продавцом (если документы оформлены на него).
В первом случае налоговый орган может доначислить организации доход в виде неуплаченных процентов по договору займа (п.п. 1, 3 ст. 809 ГК РФ).
Если же документы оформлены на сотрудника, налоговики могут решить, что работник сначала купил товары для себя, а потом перепродал их фирме. При этом организация не является налоговым агентом по НДФЛ, поскольку работник продает собственное имущество (п. 2 ст. 226, подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).
Таким образом, проблема с НДФЛ может возникнуть, если налоговые органы сочтут, что сотрудник расплачивается за товары (работы, услуги) собственными денежными средствами и действует без ведома и распоряжения фирмы. Либо если подразумевать, что сотрудник предоставил организации заем (без указания в договоре займа, что заем является беспроцентным) и приобретает на эти средства материальные ценности.
Однако в этом случае такие действия налоговой инспекции означают не что иное, как изменение юридической квалификации отношений между организацией и сотрудником, а такую переквалификацию может установить только суд. Статья 45 НК РФ запрещает бесспорное взимание налогов в подобном случае (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ).
Кроме того, согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, только если другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. Пунктом 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 определено, что под прямым последующим одобрением сделки представляемым могут пониматься письменное или устное одобрение, конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки.
В рассматриваемом случае о последующем одобрении сделки может свидетельствовать факт возмещения организацией работнику истраченных им средств (проверенный авансовый отчет утвержден руководителем или уполномоченным на это лицом и принят к учету).
В письме от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65 Минфин России разъяснил, что денежные суммы, потраченные работником на приобретение товаров и услуг для нужд организации и возмещаемые такому работнику организацией через кассу по расходному ордеру с приложением подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ, так как не несут для работника организации-физического лица экономической выгоды.
Аналогичные разъяснения даны в письме Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219.
Что касается нарушения порядка ведения кассовых операций, то в ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций. Однако ответственности именно за нарушение срока представления авансового отчета ст. 15.1 КоАП РФ не установлено.
 
Лариса Ананьева, Елена Мельникова,
эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Написать комментарий

Внимание! Если у Вас возникли вопросы, добро пожаловать в Центр Консультаций
Ваше имя:
Ваш комментарий:
Число с картинки:
     



26.03.2012 04:23:44    Елена

В течение какого времени нужно составлять авансовый отчет, если подотчетное лицо тратило на проведение мероприятий свои личные деньги (деньги из кассы организации авансом не выдавались)?


19.03.2012 22:54:59    Елена

Если подотчетное лицо тратит деньгии свои и предприятия(практически каждый день),закупая сырье,каков все таки срок оформления авансового отчета?Можно ли его оформить один раз в месяц?


03.03.2012 10:31:34    Елена Кукарина

5 месяцев назад сдала на проверку авансовый отчет по проезду в отпуск за 2011 год на сумму 13000 рублей с приложением всех необходимых документов. Главный бухгалтер Шелякина отчет приняла, но фактически оплатила 3800 рублей, не объяснив причину.Авансовый отчет на руки не дает, по всей видимости он не оформлен со стороны бухгалтерии.Доплату по моим расходам оплачивать не собирается. Как мне поступить?


Все комментарии (3)
СОБЫТИЯ ДНЯ
Вступил в силу «сухой» закон


НОВОСТИ
19.09.2012
18:34
Ставка рефинансирования увеличилась с 8 до 8,25 процентов
03.08.2012
18:34
Налоговикам запретили беспричинно блокировать счета
18:33
С 1 августа 2012 года вступила в действие поправка, связанная с изменением порядка подписи электронного счета-фактуры.
02.08.2012
14:52
За непроведение обязательного аудита придется заплатить штраф в размере 700 тыс. рублей
05.06.2012
17:52
Депутаты рассматривают новый порядок применения специальных налоговых режимов


ОПРОС РЕДАКЦИИ
Приглашаем принять участие в блиц-опросе по теме: «Конкурс законопроектов о противодействии налоговым злоупотреблениям»


ПРЕСС-РЕЛИЗЫ
Ассоциация юристов России Торгово-промышленная палата РФ
Goltsblat BLP сообщает о расширении налоговой практики в России/СНГ и назначении Евгения Тимофеева на должность партнера и ее руководителя
«Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и Magisters объединяются для создания крупнейшей юридической фирмы в СНГ
26 - 27 октября – Всероссийский Конгресс «Экономико-правовое регулирование инновационной деятельности 2011 Осень»
27-29 сентября – VI Всероссийский Конгресс «Управление государственной и муниципальной собственностью 2011 Осень»
«Коррупция и долги: анализ конкретных случаев и общих закономерностей»
27-29 октября – IV Международная конференция «Медиация – инвестиция в будущее»
12 сентября – «Разрешение международных коммерческих споров: страны СНГ»
25.07.2011
АБ «Корельский, Ищук, Астафьев и партнеры» и «реал,- Гипермаркет» поддержали фонд «Подари Жизнь»
21.07.2011
ВТБ и АСВ подписали Генеральное соглашение о помощи Банку Москвы
О выборе банка-агента для выплаты страхового возмещения вкладчикам ОАО «РУСИЧ ЦЕНТР БАНК» и ООО КБ «РАТИБОР-БАНК»
О наступлении страхового случая в отношении ООО «АМТ БАНК»
Все пресс-релизы >>
Обслуживание компьютеров
Бухгалтерское обслуживание
Copyright © 2010 - 2013, еженедельная "Юридическая газета", тел (499) 611-70-07, info@yur-gazeta.ru
Гарантия, краны шаровые задвижка фланцевая. Фланцевый шаровой кран скачать прайс.