Новый формат ведения кадрового учета утвержден Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Согласно этому закону, в Трудовой кодекс внесены поправки, которые относятся к способам формирования сведений о работе граждан.
Общие положения нового закона
Принципы введения цифрового формата документа о работе:
- переход для работников – добровольный;
- в полной мере система заработает с 1 января 2021 года – работники смогут устраиваться на работу с таким документом;
- электронный документ является почти полным аналогом бумажного и содержит данные о приеме на работу, увольнении, наименовании предприятия, должности, причинам увольнения;
- до 31 октября 2020 года работники должны быть поставлены в известность о праве выбора вида трудовой книжки;
- выбрать форму документа нужно до конца 2020 года;
- при выборе бумажного носителя или в случае, когда работник не подал никакого заявления, работодатель ведет параллельно бумажный и электронный варианты, перейти на электронный работник может в любое время;
- для тех, кто поступает на работу в первый раз после 1 января 2021 года, предусмотрены только электронные трудовые книжки.
Все данные о трудовом пути работников будут собираться в информационной системе Пенсионного фонда, которая начала создаваться с принятием нового закона. Работодатели обязаны постоянно передавать сведения о кадровых изменениях в эту систему.
Какие преимущества имеет электронный документ
Новый вид документа имеет такие явные преимущества:
- его нельзя потерять или испортить;
- занесение и исправление информации происходит довольно просто;
- гражданин постоянно имеет доступ к информации о своей работе;
- облегчается механизм поступления на работу, особенно на дистанционный вид деятельности;
- нет нужды заверять копию документа;
- работодатели экономят на покупке и ведении бумажных носителей.
Переходный период – весь 2020 год – предназначен для создания информационной базы, которая формируется из сведений, переданных работодателями. В полной мере она заработает с начала 2021 года.
Процесс перехода на электронный вид трудовой книжки
В течение 2020 года работодатели обязаны:
- привести внутреннюю документацию предприятия в соответствие с новыми требованиями по кадровому учету, согласовать с профсоюзом;
- обеспечить техническую возможность передачи данных в ПФР;
- уведомить всех сотрудников о праве выбора носителя информации о работе (срок принятия решения – до 31 декабря 2020 года);
- собрать все заявления от сотрудников;
- после 1 января 2021 года выдать на руки бумажные трудовые книжки, после чего работодатель не несет за их сохранность никакой ответственности;
- постоянно передавать информацию о кадровых изменениях в ПФР.
Работники могут ознакомиться с информацией в своей электронной книжке такими способами:
- по месту работы по заявлению лично или по интернету;
- в ПФР, в МФЦ;
- в личном кабинете на портале Госуслуг или на сайте ПФР.
Какая ответственность предусмотрена за нарушения ведения электронных трудовых книжек
Нарушения в ведении кадрового учета в электронном виде наказываются как нарушения трудового законодательства. За нарушение в первый раз работодателя предупреждают, за повторное – положен штраф до 50 тыс. руб., ИП – до 5 тыс. руб. Если ошибки привели к потере заработка, работник может потребовать его возмещения.