В рамках программы цифровизации экономики в России в 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки, согласно федерального закона № 439-ФЗ. Все данные о приеме на работу, увольнении и изменениях в должности передаются в Пенсионный фонд РФ.
Бумажная трудовая нужна только для подтверждения стажа до 2020 года. Порядок перехода на электронную форму документа регламентируется законом.
Что представляет собой новая форма документа
Электронная трудовая книжка не существует в виде персонального документа, это набор данных, которые хранится в информационной базе ПФР. По запросу работника или работодателя эти сведения могут быть предоставлены в любом удобном виде.
Работники могут отказаться от бумажной книжки, необходимость в ней отпадает с того момента, когда сведения переданы в ПФР. С 1 января 2021 года для людей, которые устраиваются на работу впервые, бумажные книжки не будут заводиться. Вся информация об их трудовой деятельности будет храниться только в электронном виде.
Какие преимущества имеет электронный документ
Новая форма ведения учета полезна работодателям:
- не нужно покупать бумажные носители;
- легко заносить и исправлять информацию;
- нет риска потерять, повредить носители;
- проще вести аналитику и учет.
Для самого работника тоже есть определенная польза:
- в любое время можно получить сведения о своей работе;
- легко отправить данные для устройства на новое место работы;
- не нужно заверять копии документа;
- нет зависимости от работодателя, информация находится в ПФР.
Порядок перехода на новые трудовые книжки
Все предприятия и организации должны до 31 октября 2020 года разослать по почте заказным письмом своим работникам письменные уведомления о переходе на электронные трудовые книжки. Это касается всех без исключения сотрудников – работающих на удалении, находящихся в декрете или очередном отпуске, совместителей, больных.
Работнику предоставляется право выбора, сохранять ли ему бумажную книжку в дальнейшем. Ответ надо дать до 31 декабря 2020 года. Закон не принуждает человека отказываться от привычного носителя. Если работник не даст ответа до конца года, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку. Отказаться от нее человек может в любое время. После этого возврат к бумажному носителю невозможен.
Если работник подал заявление об отказе от старой книжки, работодатель делает об этом запись в ней и выдает на руки работнику.