Электронные трудовые книжки будут вводиться в России с 2020 года поэтапно. Это делается в согласии с государственной программой «Цифровая экономика». Пакет соответствующих законов Государственная Дума России одобрила в первом чтении.
Какой период перехода устанавливается для ввода трудовых книжек нового формата
Новые носители информации позволят решить такие проблемы:
- обеспечивается сохранность сведений о работе граждан в едином информационном реестре;
- отпадает необходимость ведения бумажных документов и покупки трудовых книжек;
- облегчается взаимодействие с удаленными сотрудниками.
Законом определен переходный период до 1 января 2021 года. До этого времени будут вестись одновременно традиционные трудовые книжки и отчетность о работе граждан в электронном виде. После назначенного срока старые носители выдадут на руки работникам под их персональную ответственность. По личному заявлению трудящегося ему должны сохранить ведение двух видов документов одновременно.
Все граждане, впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года, будут иметь только электронные трудовые книжки.
Как работодателям подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки
Всех граждан необходимо проинформировать об изменениях в ведении трудовых книжек. При этом важно помнить, что электронные трудовые книжки ведутся только с письменного согласия трудящихся.
Новый формат ведения документации обеспечен существующими бухгалтерскими программами, поэтому не будет надобности ставить специальные программы. Это избавит работодателей от лишних затрат.
Не предусматривается перенос сведений из бумажных трудовых книжек в электронные. Работники, которые получат трудовые книжки на руки, в дальнейшем самостоятельно отвечают за сохранность сведений о своем трудовом стаже.
Для работников, которые напишут заявление о параллельном ведении двух документов, сведения будут дублироваться на бумажном и электронном носителях.
На официальном сайте ПФР размещена подробная инструкция для работодателей по подготовке к переходу на новые носители.
Как будет обеспечиваться безопасность и сохранность информации после перехода на электронные носители
Ответственность за сохранность всей информации ложится на Пенсионный фонд России. По мнению экспертов, информационные системы фонда обладают высокой степенью защиты и надежно обеспечивают сохранность данных.
Доступ к записям будут иметь:
- сами работники через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда или портала Госуслуг;
- работодатели;
- работники Пенсионного фонда;
- работники МФЦ (с согласия граждан).
В систему будут вноситься все сведения о приеме на работу, поощрениях, наказаниях, причине увольнения. При увольнении работнику должны предоставить распечатанные сведения о его трудовой деятельности.
Пакет законов находится на обсуждении и может претерпеть некоторые дополнения и изменения в 2020 году.