Одно из распространенных направлений использования Эксель – это создание отчетов и их редакция. Чтобы эффективно систематизировать и анализировать занесенные в таблицу сведения, программой предусмотрено создание баз данных. Эта возможность является достаточно продвинутой и делает Excel по-настоящему универсальным приложением.
Функции БД в Эксел
База данных в Экселе (общепринятое сокращение – БД) – идеальный инструмент для решения вопроса о том, как ускорить работу в Excel и Google Таблицах. БД предусматривает применение специальных функций, которые нужны для упрощенной обработки и анализа таблиц. В рамках программы они именуются «БД функциями». Каждая «БД функция» опирается на следующие три параметра:
- Поле. Этот компонент указывает на табличный столбик, используемый эксель-функцией. Поле чаще всего задается текстовым сообщением, ограниченным кавычками.
- Критерий. Это составляющая БД, которая содержит конкретное условие.
- БД. Это диапазон ячеек (перечень). Подобные интервалы – основа любой базы данных.
Среди распространенных БД функций Excel находятся:
- «ДСРЗНАЧ».
- «БДПРОИЗВЕД».
- «ДМИН».
- «ДМАКС».
- «БИЗВЛЕЧЬ» и т. п.
Как происходит создание базы данных в Эксель пошагово
Создание БД часто требуется при работе в торговой сфере: для структуризации товарных наименований, клиентов, закупочных операций. Поэтому стоит рассмотреть этот процесс на конкретном примере. Предположим, что у торгового предприятия сформировался обширный перечень клиентов, стабильно покупающих товар. И перед этой организацией встает новая задача: обеспечить постоянное отслеживание сроков, быстрого поиска сведений о клиентах и т.д. Эксель работа с базой данных и ее создание в таком случае проводится по такому алгоритму:
- Табличным столбикам присваиваются имена.
- Вбиваются данные о клиентуре.
- Открывается вкладыш «Данные».
- Выделяется диапазон, в котором находится клиентская таблица и создается БД.
- Базе присваивается наименование. После этого она считается созданной.
Работа с базами данных в Экселе: главные правила
При оперировании базами в Эксель пользователю следует придерживаться нескольких правил. Их соблюдение обеспечит корректную работу БД.
Так, первое и ключевое правило – это обязательное присвоение заголовков табличным столбам. Последующие строчки должны быть заполнены информацией (минимум одна ячейка в строке должна содержать данные). При создании БД окружающие ее табличные ячейки должны быть пустыми.
Также в границах формируемой базы недопустима активация функции по объединению табличных ячеек. Это приведет к некорректной работе БД.
Не менее важное правило – это соблюдение формата. Нельзя, чтобы один и тот же столбик содержал данные разного типа (например, и числа, и денежные знаки, и текст). Отдельный столбец – отдельный формат.
Где пройти обучение в Экселе
Работа с экселевской БД всегда начинается с ее создания. И тем, кто еще не до конца знаком с функционалом приложения, это покажется сложным.
Наш центр повышения квалификации Эффеком помогает пользователям Excel узнать программу на более глубоком, продвинутом уровне. Владея всеми ее тонкостями, можно претендовать на высокооплачиваемые должности. Ведь работа с прикладным ПО – неотъемлемая часть современного бизнеса.
Обучиться нюансам создания БД также можно в ходе прохождения образовательных онлайн-курсов. Во время занятий обучающиеся смогут понять механизм работы БД на конкретных практических примерах. Минимум теории и максимум практики – простой секрет эффективной учебы.