На письма принято отвечать в течение 10 дней, на факс в течение 48 часов. Во многих странах с почтением относятся к титулам, поэтому в составлении письма не теряйте их – это не вежливо. Правильное обращение: господин/магистр/директор/доктор/+фамилия.
Американцы допускают некоторые вольности вроде «привет» вместо «здравствуйте». В силу отсутствия в английском языке обращения на «вы», общий тон служебной переписки выглядит немного дружелюбнее. Но внимательнее с датами! Американцы и канадцы всегда указывают /месяц/день/год. И запаситесь словарём американизмов, чтобы понять суть некоторых пассажей.
Французы крайне внимательны к знакам препинания. Перед восклицательным и вопросительным знаками, к примеру, всегда ставится пробел. В деловой переписке принято обращаться «мадам» или «месье» плюс фамилия, по имени называют только после личной встречи и с согласия самого адресата. Слова и фразы, написанные прописными буквами, воспринимаются как раздражённое высказывание или оскорбление.
В немецко-говорящих странах не принято обращаться к разнополым коллегам «скопом» (так, что забудьте о «поставить в копию») даже письменно – в немецком языке на этот случай «женские» версии привычных для нас «клиенты» и «коллеги». Гордые равными правами с мужчинами «клиентки» и в переписке блюдут свой независимый статус. Обращением «дорогая коллега» вы покажете европейским партнёрам, что вы в курсе итогов многолетней битвы за равенство полов. Это самая чопорная аудитория «her» и «frau» в переписке будут преследовать вас годами и редко, очень редко в конце письма будет «tsch ss» (пока) вместо «auf wiedersehen» (до свидания).
Англичане, шведы, норвежцы, датчане отвечают на письма быстрее, чем жители других стран. Поэтому и вы с ответом не задерживайтесь.
Итальянцы неохотно расширяют круг своих деловых корреспондентов. Лучше начинать знакомство с личной встречи. Если вы написали итальянским партнёрам без указания конкретного имени, ваше письмо будет неоднократно пересылаться внутри компании в поисках адресата. Поэтому на быстрый ответ не надейтесь.
Японцы склоняются к американскому стилю общения, но очень ценят, когда иностранные партнёры проявляют интерес и уважение к их традициям. Прибавь к имени твоего японского корреспондента уважительное «сан» и он будет тронут.
Культура электронной переписки развивается, но основные принципы неизменны, это лаконичность и вежливость.