Российским бухгалтерам предстоит выдавать сотрудникам средства в подотчет по новым правилам. Работать по старой схеме с 1 марта будет запрещено.
В конце лета 2017-го Центральный банк России анонсировал утверждение нового порядка выдачи денег в подотчет с 2020 года. Правила в некоторой степени облегчили работу бухгалтеров, а заодно и жизнь подотчетных сотрудников. В чем суть предстоящих изменений, и каковы преимущества новых правил – в материале информационного портала «Пронедра».
Новые правила подотчета с 1 марта 2020 года в России
Выдача финансовых средств под отчет работникам представляет собой регламентированную процедуру оформления документации в тех случаях, когда они берут на себя внешние расходы предприятия или организации.
Бухгалтер не имеет права игнорировать эту процедуру. В противном случае речь будет идти о нарушении законодательства, а компания будет не вправе претендовать на зачет данных сумм в процессе налогообложения.
До 19 августа 2017-го деньги выдавали сотрудникам на основании их письменных заявлений – это предусматривает п. 6.3 Указания Центробанка России № 3210-У, датированного 11 марта 2014 г.
После 19 июня 2017 г. регулятор внес изменения в правила ведения кассовых операций юрлицами и индивидуальными предпринимателями (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У). В законную силу поправки вступили 19 августа 2017 г.
Благодаря этим изменениям был обновлен перечень документов, необходимых для того, чтобы подтвердить подотчетные расходы.
Обосновать передачу денежных средств сотруднику разрешается отныне следующими способами:
- издание распорядительного документа о выдаче подотчетных финансов (это, как правило, приказ);
- оформление письменного заявления подотчетного лица, завизированного руководителем предприятия (так делали ранее).
Обязательным основанием для получения средств являлось раньше одно заявление, а теперь компания может самостоятельно выбрать основание.
Эксперты отмечают, что в ряде случаев намного удобнее оформить приказ о выдаче подотчетной суммы: к примеру, если деньги выдают нескольким сотрудникам одновременно и/или регулярно. В таком случае отпадет необходимость оформления заявлений от каждого сотрудника. Достаточно будет издания так называемого «общего» приказа о выдаче им наличных денег.