Открытие собственного дела предполагает не только постоянную работу над брендом, но и ведение бухгалтерского делопроизводства. Делегирование обязанностей работникам всегда сопровождается обязанностью работодателя вести кадровое делопроизводство. Однако чаще всего индивидуальные предприниматели пренебрегают работой кадровиков, считая, что документы кадрового учета – второстепенная проблема. Бухгалтерская фирма «Ника» окажет содействие при обнаружении проблем с систематизацией документов у предпринимателя. Подробнее об услуге здесь https://bfnika.ru/kadrovoe-soprovozhdenie/. Кратко остановимся на том, какие все же документы обязательны для работодателя в трудовых правоотношениях.
Перечень документов кадрового учета
Кадровое делопроизводство индивидуального предпринимателя основано на правильном оформлении и ведении следующих документов:
- Трудовая книжка (трудовой договор);
- Личная карточка работника;
- Кадровые приказы;
- Документы о проведении спецоценки условий труда;
- Журналы учёта и регистрации кадровых документов;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Инструкции по охране труда;
- Табель учёта рабочего времени;
- График отпусков;
- Штатное расписание.
Приведенный список не является исчерпывающим и может видоизменяться в зависимости от вида деятельности предпринимателя и необходимости в таких документах. Также некоторые документы могут использоваться по самостоятельно разработанной форме для удобства документообеспечения кадрового учета.
Обзор кадровых документов
Важность трудовой книжки или трудового договора сложно переоценить, ведь это те документы, который подтверждают трудовые отношения. С 2021 года в нашей стране введены электронные трудовые книжки, которые стали взамен бумажным. Однако трудовой договор между сотрудником и работодателем заключается все еще на бумажном носителе. Подробная информация о сотруднике хранится в его личной карточке.
Составление кадровых приказов необходимо для того, чтобы задокументировать перевод сотрудника на другую должность, командировку, отпуск и другие кадровые изменения.
Минимум каждые 5 лет предприниматель обязан проводить специальную оценку условий труда: оценивается каждое рабочее место и присваиваются классы (подклассы) условий труда.
Журналы учёта и регистрации кадровых документов заводятся и ведутся для систематического ознакомления сотрудников с :
- внутренними документами;
- документами по несчастным случаям на производстве;
- инструктажами;
- другими документами.
Регламент работы у каждого предпринимателя закреплен в правилах внутреннего трудового распорядка. В таких правилах прописан режим трудового времени, время для отдыха, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и иные необходимые условия работы.
Правилам техники безопасности отводится особе внимание на производстве. С инструкцией по охране труда тщательно ознакамливают сотрудников при трудоустройстве и время от времени при исполнении трудовых обязанностей.
Отработанные часы и дни сотрудника фиксируются работодателем в табеле учёта рабочего времени. Этот документ является основополагающим для начисления заработной платы.
С учетом пожелания сотрудников составляется график отпусков на будущий календарный год. График составляется таком образом, чтобы одного сотрудника мог заметить другой.
Ежегодно утверждается штатное расписание, содержащее информацию о списке должностей с окладами.