Сотрудники организаций имеют право на получение на руки ряда бумаг. Что именно обязаны выдавать по запросу, а какие документы работникам не предоставят – рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
В Трудовом кодексе перечислены документы, которые работнику выдадут по его запросу. Кроме того, статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику возможность получить копии любой записи с его персональными данными (кроме предусмотренных статьей 14 закона «О персональных данных»).
Что выдадут без проблем
Эксперты перечислили документы, выдача которых по запросу входит в обязанности работодателя.
Трудовую книжку выдают на руки при увольнении в тот же день. Справка по форме 2-НДФЛ, являющаяся подтверждение суммы доходов, а также удержанного подоходного налога (статья 230 Налогового кодекса) тоже должна выдаваться по запросу. В ней также отмечены страховые и пенсионные отчисления. Для ее получения сотруднику нужно оформить заявление. Запрашивать ее можно неограниченное количество раз.
Справка о заработке за два календарных года, которые предшествуют увольнению (182-н) нужна для новой работы, чтобы сотруднику рассчитали полагающиеся ему пособия.
Справка о среднем заработке за последние три месяца пригодится для регистрации в центре занятости, ее должны дать в течение трех рабочих дней с той даты, когда работник ее запросил.
Медицинская книжка имеется у определенных категорий сотрудников. При увольнении ее возвращают владельцу, так как она является собственностью гражданина.
В статье 62 Трудового кодекса прописано, что работодатель должен выдать сотруднику документы, которые имеют отношение к трудовой деятельности. Это копии приказов о приеме на работу, переводах на другое место работы, увольнении; выписки из трудовой; справки о зарплате, взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы и так далее.
Выдача по запросу сотрудника правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и так далее – вопрос неоднозначный.
Закон предусматривает обязанность работодателя лишь ознакомлять с ними под подпись. По поводу предоставления ничего не говорится. Иной раз эти вопросы решаются через суд.
В любом случае основное условие выдачи любых документов – они должны иметь непосредственную связь с работой.
Сроки выдачи документов и ответственность работодателя
Как правило, большинство запрашиваемых бумаг должны предоставить либо в день увольнения, либо в течение трех дней с даты письменного запроса работника.
В статье 5.39 КоАП указано, что нарушение сроков выдачи документов, которые запросил работник, отказ в их выдаче, может привести к штрафам. Работники нередко подают в суд и требуют возместить моральный вред.
Работник также может пожаловаться в трудовую инспекцию или прокуратуру.
За документами имеет право обратиться не только работающий сотрудник, но и бывший – причем даже спустя много лет. Работодатель обязан удовлетворить запрос.
Кроме того, не запрещается получать эти документы иным лицам по доверенности сотрудника – не нотариальной, а обычной. Доверенное лицо должно предъявить заявление, которое написал работник; свой паспорт; доверенность.
Оформление выписки и форма заявления
Иногда работник просит копию документа, в котором указаны персональные данные других сотрудников: штатное расписание, график сменности, приказ о выплате премии и т. п. В этом случае оформляется выписка из документа с информацией о конкретном работнике.
Рабочие документы нужны по разным причинам: судебные разбирательства, получения пособий и компенсаций, назначение пенсий; оформление в службе занятости и др. Сотрудник не обязан рассказывать работодателю, зачем ему справки.
В целом, все запрашиваемые документы нужно регистрировать в организации и заверить подписью руководителя или уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где находится оригинал.
Что касается формы заявления, унифицированных бланков не существует. В нем надо указать Ф.И.О. и должность руководителя компании, на чье имя составляется запрос документов, личные данные заявителя; наименование документа. Далее должна идти сама просьба предоставить справки (необходимо перечислить их); дата составления запроса и подпись гражданина. При отсутствии возможности подать заявление лично, можно отправить его почтой заказным письмом с уведомлением.
Какие документы не обязан выдавать работодатель
Работодатель не обязан выдавать в соответствии со статьей 62 ТК Документы, которые не влияют на трудовые обязанности работника (планы, штатное расписание, должностные инструкции других работников и т.п.); приказы, которые касаются всего подразделения, а не конкретного работника (создание бригад, выделение новых подразделений, слияние отделов и т.п.), приказы о хозяйственной деятельности; документы, в которых есть сведения конфиденциального характера (содержат коммерческую или служебную тайну). Нормативно-правовые акты министерств и ведомств, выписки из законов; локальные акты работодателя, с которыми работник был ознакомлен, и которые не содержат персональную информацию о нем. А также документы, которые были изданы на основании ЛНА (расчеты премий, например); докладные и служебные записки в отношении работника, поскольку они относятся к документам производственного характера, нужны для служебного пользования.
Есть определенный пакет документов, который работодатель обязан выдать человеку при увольнении. Для их получения не нужно писать заявление: трудовая книжка или справка СТД-Р, расчетный листок, справка о сумме заработка за два года, справка о сумме заработка №182н, выписка из формы
СЗВ-М, выписка из формы СЗВ-СТАЖ, выписка из раздела 3 расчета по страховым взносам, выписка из реестра по форме ДСВ-3.