Процесс закупок в организации достаточно кропотливый и состоит из нескольких этапов. О том, что это такое, о порядке их проведения и какими законами регламентируется – рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
В Гражданском кодексе прописано такое понятие, как корпоративные юридические лица, на такие организации не действуют правила законов 44-ФЗ и 223-ФЗ. Чтобы разграничить такие структуры от государственных, их стали именовать коммерческими, а их закупки — корпоративными. К ним относятся хозяйственные товарищества и общества; крестьянские (фермерские) хозяйства; хозяйственные партнерства; производственные и потребительские кооперативы; общественные организации и движения; товарищества собственников недвижимости; казачьи общества.
Корпоративные закупки (тендеры) регулируются Гражданским кодексом РФ и нормами закона «О защите конкуренции» №135 ФЗ.
Компания может выбрать любую коммерческую площадку для тендера или организовать свою. Организация может выступать и заказчиком, и поставщиком на единой торговой площадке одновременно. Корпоративный заказчик самостоятельно устанавливает правила закупок. В коммерческих закупках поставщик не всегда знает все нюансы, тонкости и принципы отбора в период принятии решения покупателем. Корпоративные заказчики не отчитываются за результаты, при желании оформить договор с единственным поставщиком либо провести закрытое соревнование у него нет никаких ограничений.
Не существует единого бесплатного сайта с данными про все коммерческие процедуры. Каждая из площадок для коммерческих торгов имеет стремление создать благоприятные условия для поиска закупок. К таким площадкам относятся В2В, ОТС, Фабрикант, РТС-тендер и другие. Эти площадки объединили в единую систему, которая носит название Ассоциация электронных торговых площадок. Кроме этого существуют поисковые и аналитические системы, которые занимаются поиском тендеров на платной основе.
Как участвовать в закупках
Эксперты выделяют шесть этапов: регистрация и заполнение информации о компании, выбор тарифа, если услуги сервиса платные. Участником на коммерческой площадке фирма будет после выбора тарифа и его оплаты. Сервис может предложить заключить договор (оферту). Далее следует получить электронную цифровую подпись. Если организация уже участвует в госзакупках, это можно пропустить. После необходимо перейти в систему поиска, чтобы отыскать процедуры. Корпоративный заказчик может проводить закупку в закрытом режиме.
Следующий шаг – изучение документов, можно настроить информационную рассылку, чтобы приходили сведения о выгодных тендерах.
Введение системы корпоративных закупок дает возможность планировать и прогнозировать бизнес-процессы; проводить электронные торги и заключать контракты в электронной форме, формировать отчетность и достигать других целей, для которых необходима автоматизированная система.
Система корпоративных закупок включает в себя три компонента. Рассмотрим каждый подробно.
Реестр закупок – он состоит из большого количества подмодулей, виды которых могут различаться в зависимости от того, какие задачи поставлены для решения. Основные подмодули, входящие в реестр закупок, это: модуль планирования/прогнозирования заказов; модуль согласования заявок; модуль размещения торгов; модуль отчетности.
Корпоративная электронная торговая площадка – данный модуль располагается в сети интернет и состоит из подмодулей проведения закупочных процедур. Доступ к нему через интернет необходим для того, чтобы поставщики сумели пройти регистрацию и аккредитацию на площадке, чтобы принять участие в закупках, которые проводит фирма заказчика. Портал размещения информации о проводимых заказах – как и предыдущий модуль, размещается в интернете, включает в себя информацию о закупках, которые проводятся, планируются, завершенных корпоративных закупках, сведения об уставе компании, положение о закупках и т.д. Данный модуль нужен для привлечения потенциальных участников закупочных процедур.
Корпоративные закупки в крупных организациях
В больших фирмах создают каталог потребностей в часто используемых товарах, работах и услугах. В систему корпоративных закупок входит электронный документооборот, заявка приходит в отдел снабжения, собирающий информацию о потребностях всех отделов компании, снабженцы согласуют проведение закупки с руководителем, с финансовым отделом. После чего могут завести закупку на электронной торговой площадке.
После этого публикуется извещение, отправляются уведомления поставщикам, принимаются заявки на торги или другой способ размещения заказа, происходит сам процесс торгов, где снижается цена приобретения товара, работы, услуги.
Чтобы все сделать правильно, можно обратиться к тем, кто уже участвовал в таких процедурах, собрать рекомендации, если таких знакомых нет, все можно найти в интернете.
Закупки сейчас являются драйвером трансформации бизнеса. Благодаря технологиям и оптимизации процессов закупщики открывают новые для себя возможности. В случае грамотного внедрения современные инструменты способствуют повышению производительности, устранению ошибок и обеспечении эффективной работы отдела закупок. Применение технологий дает возможность высвободить ресурсы для продуктивной работы над важными задачами: стратегическое планирование, обучение команды и устойчивое развитие.
Тренды корпоративных закупок: внимание к малым закупкам, импортозамещение программного обеспечения, «зеленые» закупки (это система закупок, в ходе которой государственные и муниципальные органы приобретают товары, работы и услуги с уменьшенным воздействием на окружающую среду в сравнении с аналогами), долговременная работа с поставщиками.