Все локальные правовые акты фирмы разграничивают на две большие группы: обязательные и необязательные. Эксперты Профсоюза работников торговли и услуг рассказали, какие документы следует отнести к первой категории.
Локальный нормативный акт – официальный документ, который принят в установленном порядке компетентным органом управления или должностным лицом. Он регламентирует обязательные правила поведения в организации.
Перечень обязательных локальных нормативов можно найти в разных статьях Трудового кодекса и прочих законах федерального уровня. К ним относятся: штатное расписание, — в нем прописывается общее количество сотрудников компании, а также в каких структурах фирмы они работают. Кроме того, в штатном расписании обозначены квалификации и должности, размер оплаты труда и условия (оклад + иные выплаты). Необходимость составлять штатное расписание обозначена в Трудовом кодексе (ст. 57), чтобы при устройстве на работу с ним ознакомился новый сотрудник.
Документы, которые определяют порядок работы с персональными данными, тоже относятся к обязательным ЛНА. Пункт 8 статьи 86 Трудового кодекса гласит, что сотрудники предприятия должны поставить свою подпись в бумагах, которые устанавливают правила работы с их персональными данными, а также ознакомиться с правами и обязанностями персонала в области защиты конфиденциальных сведений.
График отпусков необходимо оформлять обязательно согласно статье 123 Трудового кодекса. Утверждается он за две недели до того, как начнется календарный год. Сотрудников необходимо ознакомить с графиком отпусков, чтобы они в нем расписались. Подписать его нужно не позднее чем за две недели до того, как начнется отпуск.
Документы, в которых говорится о системе оплаты труда и индексации, тоже относят к ЛНА, это же касается правил внутреннего распорядка (в них прописана информация о порядке трудоустройства и увольнения, мерах наказания и условиях премирования сотрудников, права и обязанности работника и работодателя, режим отдыха и труда и прочие вопросы трудового характера.
Инструкции по охране труда, электро- и пожарной безопасности тоже должны быть в каждой компании, как и должностные. Последние обязательны в том случае, если права и обязанности работника не перечислены подробно в трудовом соглашении.
Положение о коммерческой тайне регулируется не Трудовым кодексом, а статьей 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудники обязаны подписать этот документ, знать, какие сведения относятся к коммерческой тайне, и какая ответственность будет за разглашение конфиденциальной информации.
Необязательные акты
Следует знать и о тех документах, которые не относятся к обязательным. Такие акты организация может оформлять или не оформлять по своему усмотрению. Они нужны для урегулирования на постоянной основе каких-то нюансов в трудовых отношениях. К таким документам относятся:
· акты о повышении квалификации сотрудников;
· положения о премировании, выплате матпомощи, командировках;
· акты о дисциплинарной ответственности, которую несут работники;
· положение о прохождении медосмотра;
· положение о наставничестве.
Есть еще одна подкатегория локальных нормативов, ее можно обозначить как обязательная условно. Такие акты нужны, если работодатель намерен внедрить какой-то процесс, который необходимо урегулировать локальными нормативами, и соответствующее требование есть в законах, либо, когда составление Локальных нормативных актов не является обязательным, а носит рекомендательный характер. В условную категорию попадают:
· Положение об электронном кадровом документообороте;
· Порядок временного перевода на удаленную работу по инициативе работодателя;
· Порядок учета микротравм;
· Порядок применения вахтового метода.
Организация должна принимать в обязательном порядке те локальные нормативные акты, по которым есть отдельное требование об их составлении. В пример можно привести инструкцию по охране труда.
Работодатель также имеет право регулировать или не регулировать с помощью ЛНА тот или иной аспект трудовых отношений с соблюдением требований законодательства (статья 8 Трудового кодекса).
На практике случались инциденты, когда сотрудники компаний намеревались через суд добиться, чтобы организация приняла порядок индексации зарплаты. Но в суде подчеркнули, что разработка локального нормативного акта — решение работодателя.
На окончательный список дополнительных локальных документов влияет специфика работы компании. Например, в одной сотрудникам нужна санитарная книжка, а в другой – нет, но при этом работники часто ездят в командировки. Если у компании или индивидуального предпринимателя большой штат, трудоустроены удаленные сотрудники из разных населенных пунктов, организация работает по всей России с несколькими представительствами и отделениями, подписание локальных документов может растянуться на очень длительные сроки. В этом случае процесс ознакомления сотрудников с новыми положениями, получение подписей станет быстрее, если использовать кадровый электронный документооборот.
Какие условия нельзя включать во внутренние локальные акты
Люди, занимающиеся разработкой локальных нормативных актов в организации, должны учитывать, что этот внутренний регламент при первой же проверке отменят и признают недействительным, если в нем содержатся условия, которые:
· противоречат положениям действующих законов отраслевых соглашений,
· коллективного договора и нарушают права работников.
Инспекторы также ликвидируют Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о трудовой дисциплине, которыми предусматриваются штрафные санкции за опоздания и прочие нарушения режима труда. Отменят и Положение об отпусках в котором продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска установлена в размере меньшем, чем гарантированные ТК РФ 28 календарных дней.