Нередко при оформлении документации, регламентирующей трудовые отношения в организации, появляются ошибки. Они могут быть незначительными либо грубыми, требующими исправления. О самых распространенных и способах их исправления рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
Ошибки бывают технические, орфографические, фактические и т.д. все перечислить невозможно. Расскажем о некоторых из них.
Наиболее часто неточности встречаются в трудовых договорах, поэтому их нужно тщательно изучать прежде, чем подписывать. Например, бывает так, что не указана дата начала работы и срок действия срочного трудового договора, не обозначено место работы, режим рабочего времени. Также иной раз в трудовых договорах нет информации о месте и сроках выплаты зарплаты и даже подписи сотрудника. За все это работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Кроме того, ошибки могут встречаться и в других документах, например, приказе о приеме на работу.
В соответствии с частью 1 статьи 68 Трудового кодекса содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям подписанного трудового договора. А бывает совсем наоборот. Например, в приказе отсутствует подпись работника, которая служит подтверждением ознакомления с документом в трехдневный срок со дня реального начала работы.
Есть правило под названием «пять дней тишины». Это означает, что запись о приеме на работу должна вноситься в трудовую книжку на 6-7 день с ее начала, а в графе 2 раздела «Сведения о работе» следует прописать дату приема на работу, а не дату внесения записи. Часто кадровики делают это в течение первых дней работы нового сотрудника.
Следующая ошибка, которую мы разберем – внесение в график отпусков не полной его продолжительности, а только части, не получив предварительное согласие от сотрудника. Это нарушение части 1 статьи 125 Трудового кодекса. Отметим, что одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 календарных дней. Кроме того, работодатель должен сообщить работнику о времени начала отпуска за две недели до его начала, если отпуск ему предоставляется по графику.
Ошибки в трудовых книжках
Трудовая книжка — это основной документ сотрудника, который подтверждает его стаж и вид выполняемой работы, ошибок в книжке быть не должно. Часто в этом документе неправильно пишут ФИО на титульном листе; неверные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения; неточное название должности; встречаются также пропущенные буквы, грамматические ошибки.
Любую ошибку необходимо корректно исправить. Важно обойтись без зачеркиваний. Они возможны только в случае исправлений неверной информации на титульном листе.
Для верного исправления ошибок в следующей после неточности графе следует прописать порядковый номер, дату и отметить, какая информация не соответствует действительности и на что ее нужно поменять. В соседней колонке указать, на основании какого документа вносится исправление. Обновленные сведения заверяются подписью ответственного лица, печатью организации.
Нередко кадровики неправильно вписывают реквизиты документов или название компании. Исправляются такие ошибки по тем же правилам.
Существует несколько ситуаций, когда трудовая книжка признается недействительной:
· при первичном заполнении были допущены ошибки;
· вырваны страницы или склеены между собой;
· замазан или плохо читаем номер документа;
· внесены сведения (слова), которые не относятся к трудовой деятельности сотрудника;
· в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» есть зачеркивания, замазывания корректором.
В этих случаях у работника есть возможность оформить дубликат. В него переносится вся правильная информация.
В соответствии с разъяснениями Министерства финансов, недостоверные данные, которые присутствуют в первичном документе в названии, содержании, дате составления, должности и ФИО исполнителя или подписанта, величинах (натуральных и денежных) считаются существенными ошибками.
К наиболее распространенным и часто выписываемым первичным документам относятся:
● акты об оказании услуг; Они должны обязательно иметь название, дату составления. Наименование услуг должно быть прописано подробно,
Если акт заверяется подписантом по доверенности, нужно обязательно указать реквизиты доверенности и приложить к документу ее копию.
● Авансовые отчеты; обязательными реквизитами являются дата, сведения о подотчетнике (ФИО, должность) и о статьях расходов с пояснениями.
● Накладные. В них должны быть в обязательном порядке прописаны дата и номер, а также указаны должность и ФИО сторон.
В этих документах строгой отчетности два способа исправления ошибок:
1. Правки в первоначальном документе.
2. Создание и отправка корректирующего документа.
Самые серьезные ошибки в договорах
Подписание договоров с подобными ошибками несет весомые риски:
● Отсылка к недействительным положения в договоре. К таким положениям относятся пункты, которые невозможно или преднамеренно сложно исполнить сторонам. В случае судебного разбирательства, документ может быть признан недействительным.
● Ограничение прав контрагента. В документах встречаются записи по типу «организация такая-то не несет ответственности за качество поставляемых товаров/услуг». Если партнер обнаружит подобную запись, то в судебном порядке он сможет признать сделку недействительной.
● Искажение действительных данных. Такие ошибки совершаются преднамеренно по различным причинам. После любой проверки искажение будет обнаружено.
Работников за ошибки могут уволить
За ошибки несут ответственность не только работодатели. За однократную несерьезную ошибку, которая допущена при оформлении документов, работодатель может применить к сотруднику дисциплинарные взыскания в виде замечания и выговора. Уволить человека за ошибку в документах можно, но только в том случае, когда он совершает ее не один раз, и уже имеет дисциплинарное взыскание.