Зарплата складывается из различных составляющих, для некоторых категорий сотрудников помимо окладной части работодатель устанавливает систему премирования. Что такое KPI, в каких сферах деятельности их обычно применяют, в чем состоит мотивация сотрудников и как рассчитываются показатели эффективности, рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
KPI (Key Performance Indicators) — это ключевые показатели эффективности. KPI в числах показывают качество и результат действий работников за выбранный период времени. Иногда термин KPI обозначает план или процент выполнения по тем или иным показателям. Рассчитать их можно и для всего отдела, и для сотрудников по отдельности.
Суть системы KPI
При помощи системы KPI руководители могут увеличить уровень мотивации персонала, прозрачно оценивать результаты работы сотрудников. KPI дает развернутую картину и позволяет проанализировать продуктивность труда персонала.
С помощью такой системы те работники, которые ежемесячно делают отчеты, яснее понимают ответственность за результаты своего труда, кроме того, как правило, улучшаются показатели производства, создается прозрачная программа поощрений.
Четкие критерии оценки помогают направить усилия сотрудников на оперативное выполнение главных задач и мотивировать на улучшение результата.
Виды KPI
Раньше эту систему применяли лишь в торговле, оценивая показатели продаж. Сейчас сферы применения расширились. Что касается видов KPI, их можно разделить на опережающие – они помогают формировать будущий прогресс; запаздывающий – для анализа текущей ситуации.
Принято исследовать две группы показателей – относительные и абсолютные. Первые сравниваются между собой и с другими показателями: временные затраты, общие величины, прошлые показатели. Вторая группа абсолютных существует «самостоятельно», без сравнения с чем-либо. Относительные выражаются в процентах и долях, абсолютные – в числах. С помощью отстающих показателей можно узнать, как отстает факт от плана, опережающие показатели помогут понять достижимость целей.
Универсальных показателей эффективности не бывает. Они подбираются индивидуально.
Недостатки системы KPI
Отсутствие возможности четко отследить качественные показатели; сложность адаптации этой системы под конкретную организацию, расходы бюджета. Бывает и так, что система KPI не дает результатов. Это может быть связано с разными факторами. К примеру, такая оценка деятельности неприменима к работникам скорой помощи, людям творческих профессий, персоналу сферы ЖКХ и так далее. Часто персонал не понимает системы KPI и производительность наоборот становится ниже, руководитель обязательно должен объяснить своим работникам все принципы системы, а не просто ставить перед фактом.
Метрики KPI
Метрики — это количественные показатели, которые необходимы для оценки эффективности деятельности персонала. Касательно KPI их можно разделить на метрики результата, они описывают количество и качество работ. К примеру, количество сделанных звонков. Метрики затрат — показывают материальные ресурсы и время, потраченное на выполнение задачи. Метрики производительности демонстрируют, сколько задач решает работник или отдел за определенное время. Метрики эффективности — это отношение результата и затраченных ресурсов.
Самая популярная система бонусов за выполнение KPI — это минимальная фиксированная ставка и бОльшая бонусная часть каждый месяц. Бывают и иные виды: квартальная или годовая премия, премия за сделку или подписанный контракт и т.д.
KPI могут отличаться в зависимости от целей работы. Бывают: KPI прибыли; KPI возврата средств, вложенных в рекламу; KPI поиска лидов (показывает, сколько вам удалось собрать контактов потенциальных клиентов); KPI привлечения трафика (сколько пользователей обратили внимание на ваше предложение).
Расчет KPI сотрудника
Индекс KPI – это разница между целевыми показателями и достигнутыми результатами. Если KPI = 100 %, сотрудникам полагается премия за перевыполнение плана. Но при KPI = 90 % премии не будет либо сотрудник получит неполную.
KPI считают по формуле: Индекс KPI = ((Факт — База) / (Норма — База)) х 100 %
● База – минимально возможный результат.
● Норма – запланированный результат.
● Факт – достигнутый результат.
● Цель – идеальный показатель результата.
● Вес – степень важности.
Либо
Индекс KPI = Вес KPI х Факт / Цель
Но KPI лучше внедрять лишь в устойчивый, хорошо структурированный, стабильный бизнес. И если фирма небольшая, то у сотрудников достаточно мотивации для эффективной работы.
Профессии, для которых подходит система KPI
Можно выделить ряд профессий, труд представителей которых легко оценить, используя систему KPI. Это менеджеры по продажам, бухгалтеры; SMM-менеджеры; SEO-специалисты; таргетологи, PR-менеджеры; кадровые работники, маркетологи, дизайнеры.
Для «продажников» показателями успешной работы может быть количество новых клиентов; закрытых сделок, продаж за месяц. У маркетологов – число
клиентов, попавших на лендинг-страницу; повторных заказов, положительных отзывов от заказчиков.
Для бухгалтеров — это отчетность без ошибок и соблюдение сроков. Для кадровиков: число отзывов на вакансию и степень подготовки кадров. Для таргетологов: стоимость одного клика и числа подписчиков.
Для секретарей: оперативность и качество обработки запросов и выполнения задач. Для SMM: увеличение количества подписчиков в соц. сетях и популярности бренда. Для PR-менеджеров: частота упоминаний о компании в СМИ, общий объем статей, уровень лояльности и доверия целевой аудитории. Для копирайтеров: количество и качество текстов, скорость их написания, количество просмотров. Для дизайнеров: сроки выполнения заказа и качество.
Условия вознаграждения по KPI должны быть прописаны в трудовом договоре. Например, их обозначают как стимулирующие надбавки. Порядок расчета KPI — это тоже часть трудового договора (можно вписать его в сам документ, либо в отдельное приложение к нему.