Как правило, крупные компании имеют несколько филиалов в пределах страны, а иногда и по всему миру. Таким образом часто возникает необходимость в командировании своих работников за пределы «домашней» компании. В этом случае, помимо среднего заработка, сотруднику также полагаются суточные выплаты.
Что это такое?
Суточные – это дополнительные расходы сотрудника, которые непосредственно связаны с его пребыванием вне места жительства. То есть они необходимы работнику для удовлетворения основных жизненных потребностей в чужом городе или стране: еда, отдых, транспорт.
К какому закону обратиться?
Все трудовые отношения между работодателем и рабочим регулируются ТК РФ. Что касается суточных, об этом конкретно гласит статья 168 ТК РФ. Кроме того, существует Постановление правительства РФ.
Какие изменения произошли
- Отмена суточных в ближайшее время произведена не будет.
- Минимальный необлагаемый НДФЛ придел суточных также останется прежним.
- Размеры суточных устанавливаются организациями самостоятельно.
- При оплате НДФЛ обязательно учитывается разница курса валют.
Какие существуют категории суточных расходов?
- Траты, связанные с обустройством на новом месте: поиск и оплата жилья (это могут быть отели, гостиницы или даже съемные квартиры/комнаты).
- Расходы на питание в соответствующих заведениях (столовые, кафе, рестораны) или покупка продуктов.
- Покупка сотрудником билетов на различные виды транспорта.
- Расходы на организацию и проведение деловых мероприятий (обеды, конференции, презентации).
- Согласованные с руководством личные расходы (предметы гигиены, необходимая одежда).
- Другие расходы, на которые существуют соответствующие распоряжения начальства.
Какими могут быть размеры суточных выплат?
Начать следует с того, что компании в праве самостоятельно решать вопрос о размерах суточных в командировках, что обязательно должно быть закреплено во внутренних документах организации. Зачастую работодатель устанавливает такие максимальные суммы, которые не подлежат налогообложению, а именно:
- 700 рублей – за каждый день командировки на территории России.
- 2500 рублей – за командировочный день при поездках за границу.
Таким образом, максимального лимита суточных не существует и зависит он от решения работодателя.
Как быть с суточными при командировке в страны СНГ?
Этот вид командировки является особым случаем и сопряжён с рядом трудностей. Например, во время пересечения границ со станами СНГ отметка в загранпаспорте не ставится, поэтому дата пересечения устанавливается с помощью проездных документов. При расчёте суточных будут пользоваться такими правилами:
- В число командировочных дней входят даты отправления и прибытия сотрудника, которые определяются по проездным документам.
- Время, проведённое работником в пути на территории России, будет оплачиваться по внутригосударственным тарифам, на территории других стран – по зарубежным.
- Отсчёт каждых новых суток начинается с 0 часов.
Как быть с однодневными командировками?
Минимальный и максимальный сроки командировки не установлены законодательством. Это значит, что работодатель имеет право отправить сотрудника по распоряжению даже на один день. В этом случает полагаются только командировочные, а суточные – нет. Однако, зачастую начальство не оставляет сотрудников без денег и предусматривает во внутренних актах компании такие выплаты вместо суточных:
- При поездке за границу – половина (50%) от размера суточных при зарубежных командировках.
- Для командировок по России такие выплаты не предусмотрены, но работодатель может установить их самостоятельно.
Выплата суточных в валюте
Когда речь идёт о поездке в командировку за границу, у сотрудника возникает необходимость иметь при себе средства в иностранной валюте. Важные моменты:
- Размер суточных при командировке за границу устанавливается внутренней политикой компании.
- Перевод рублей будет осуществлён по курсу на день утверждения отчёта о командировке.
- Валюта, в которой выдаются суточные, устанавливается внутренними нормативами организации.
Когда выдаются суточные
Суточные выплаты являются частью аванса, поэтому должны выдаваться командированному рабочему ещё до начала поездки. Если же такая выплата невозможна до отправления, то работодатель может начислить необходимую сумму уже по возвращению. Следует учитывать, что в таком случае организации придётся также начислить компенсацию за задержку суточных выплат (по аналогии с задержкой заработной платы).
Какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов?
Этот момент крайне важен. Все расходы, произведённые во время командировки, необходимы для обоснования трат в налоговой и для правильного расчёта с сотрудником. Для подтверждения расходов подходят такие документы:
- Авиационные, железнодорожные и автобусные билеты.
- Путевые или маршрутные листы.
- Талоны из заправочных станций.
- Чеки и квитанции об оплате жилья, питания и служебных товаров.
В чём разница между суточными и командировочными расходами?
Командировочные – сумма, необходимая для проживания за пределами родного города или страны. Эта сумма выдаётся авансом, чтобы покрыть расходы, а также является подотчётной частью выплат.
Суточные – компенсационная выплата сотруднику за дни, которые он провёл в командировке. Она включает в себя траты на дополнительные товары и услуги, заранее одобренные работодателем. Суточные могут выплачиваться по возвращению из командировки и не входят в бухгалтерские отчёты.
Как составить отчёт по суточным расходам в 2020 году?
По возвращению из командировки каждый сотрудник обязан составить авансовый отчёт. Бланк такого отчёта может быть выдан организацией. В нём необходимо указать даты пребывания в командировках и отчитаться обо всех потраченных средствах для возможности их компенсации. Авансовый отчёт неизменно включает в себя такие элементы:
- Суточные выплаты.
- Проезд в транспорте.
- Проживание в гостинице или ином жилье.
- Другие расходы, утверждённые внутренним уставом организации.
Заполнять отчёт следует в таком порядке:
- Первым пунктом идёт название организации.
- Далее – дата и номер отчёта.
- Должность командируемого сотрудника.
- Обязательное указание причины составления отчёта.
- Все фактические затраты, произведённые за время поездки.
- Документы, которые являются доказательством произведённых затрат.
- Готовый отчёт должен пройти через бухгалтерию и быть утверждённым руководством организации.
За какие дни положены суточные выплаты?
Выплата суточных положена за каждый день пребывания в командировке. Стоит учесть, что начинается командировка со дня отправления, а заканчивается – днём прибытия домой.
Кроме того, суточные положены за выходные и праздничные дни, проведённые сотрудником в командировке.
Подведём итоги
- Суточные – компенсация за необходимые расходы во время пребывания в командировке.
- Размеры суточных каждая компания устанавливает самостоятельно.
- Максимальный необлагаемый НДФЛ лимит суточных: 700 рублей – в командировке по России, 2500 рублей – для заграничных командировок.
- Суточные начисляются за каждый командировочный день, учитывая выходные и праздники.
- Датой начала командировки является день выезда, датой окончания – прибытие сотрудника домой.
- При однодневных командировках суточные не положены. Тем не менее, работодатель может назначить другие виды компенсаций.