Адаптация нового сотрудника – процесс волнительный для каждой из сторон. Испытательный срок – не только время для притирки, но и индикатор дальнейшего совместного взаимодействия. При том каждая из сторон настроена провести это время максимально плодотворно, чтобы в дальнейшем совместно работать «долго и счастливо». Однако, именно в процессе адаптации немалый процент кандидатов попросту «отваливается» по причине недопонимай с руководством и разочарований в бизнесе. Удаленка же умножает все перечисленные проблемы и страхи на два. 10 советов по дистанционной адаптации сотрудников предлагают эксперты аутстаффинговго агентства «Ваш кадровый советник».
Адаптация сотрудника на удаленке начинается с момента получения им оффера и длится до первого рабочего дня. Для эффективной адаптации необходимо провести подготовительную работу.
1. Подготовка рабочего места.
Специалист по подбору персонала выясняет, есть ли у соискателя обустроенное рабочее место, ПО и все необходимые инструменты для удаленной работы. Если чего-либо из обязательного перечня не хватает, заинтересованная в новом сотруднике компания обязана предоставить ему это.
2. Предоставление доступов к корпоративным ресурсам.
Еще до момента выхода на работу HR и IT-отделы готовят все необходимые новичку доступы к требующимся ему в работе корпоративным ресурсам. И в первый рабочий день структурировано их предоставляют. После сотрудник сразу проводит проверку доступов и только потом приступает к работе. Если с какими-либо из программ и сервисов кандидат не знаком, ему проводят обучение.
3. Составление программы испытательного срока.
Непосредственный руководитель совместно с отделом по персоналу составляют план прохождения испытательного срока с разбивкой по неделям или месяцам, в зависимости от длительности испытания. Отдельно необходимо прописать, что именно должен знать и уметь новичок, что будет считаться прохождением испытательного срока, а какие факторы покажут, что испытание пройдено неудовлетворительно. Таким образом вы дадите кандидату ориентиры и избежите недопонимания.
4. Подбор наставника.
Обычно наставником на период испытательного срока для новичка становится его непосредственный руководитель, однако, не всегда так случается. Не следует поручать наставничество очень занятым руководителям. Для рядового менеджера наставником может стать более опытный коллега. В некоторых профессиях и должностях эффективны HR-менеджеры в роли проводников по компании. Отказываться от наставничества категорически нельзя, так как новичок будет чувствовать себя брошенным и неважным, и скорее всего у него «закипит мозг». Новый сотрудник должен четко понимать, к кому можно прийти с любыми, даже самыми «глупыми» вопросами и быть уверен, что ему обязательно помогут. Так компания демонстрирует свою адекватную корпоративную культуру.
5. Подготовка команды.
Последний шаг пред адаптации – подготовка команды к приему нового коллеги. Разумеется, стоит познакомить команду с новичком и проинформировать, какие обязанности на себя возьмет вновь прибывший специалист, какие задачи выполняют его коллеги и подробнее рассказать о сферах деятельности каждого. Стоит также задать беседе дружелюбно-позитивный тон, продемонстрировать открытость команды и ее готовность помогать новичку.
Каждый руководитель понимает, что адаптация нового сотрудника на удаленке – процесс более сложный, чем та же задача, но офлайн. И после подготовительного этапа наступает самый ответственный момент. Вам пригодятся 5 советов, как вывести онбординг компании на новый уровень и удержать пришедшего специалиста.
Совет №1 «Чек-лист адаптации».
По аналогии с чек-листом пред адаптации руководителю совместно со службой по персоналу, и, если требуется, с другими отделами, необходимо составить перечень шагов для последовательного погружения в деятельность компании и первых шагов исполнения специалистом трудовых обязанностей. Вот краткий перечень того, что должен включать чек-лист: внутренняя документация, прописанные бизнес-процессы, должностная инструкция, локально-нормативные акты, регламенты, внутренняя рабочая документация, базы данных, обучающие видео, презентации и так далее. Сюда же включают перечень рабочих задач с обозначением контрольных точек и метрик оценки
эффективности выполнения задач. Не лишним будет вписать и расписание онлайн-совещаний в каждой контрольной точке.
Совет №2 «Разбивка по времени».
Разбейте чек-лист на временные отрезки. Это станет эффективным средством контроля как для руководителя, так и самоконтроля для нового сотрудника. Длительность каждого этапа варьируется в зависимости от позиции новичка. В конце и начале каждого этапа проводите онлайн-встречи для определения цели и задач, а также оценки эффективности и контроля их выполнения.
Совет №3 «Настройка обратной связи».
Введите регулярные созвоны с новым сотрудником, например, в конце каждой недели, можно и чаще. Такой подход позволит оперативно решать возникающие вопросы и отслеживать настроение по отношению к работе новичка.
Совет №4 «Создание альманаха по прохождению испытательного срока».
Создайте полный гайд по адаптации в компании, и положите его, например, на корпоративный портал. Постарайтесь избежать длинной текстовой инструкции. Информация о структуре бизнеса, например, лучше усваивается в виде схемы, а контакты коллег проще найти в интерактивной таблице. Запомнить основные принципы корпоративной культуры поможет презентация.
Совет №5 «Включение новичка в каналы коммуникации».
Руководитель обязан включить нового сотрудника во все официальные профильные каналы коммуникации, чаты, беседы и так далее. А также объяснить, как самостоятельно подключиться к тому или иному обсуждению. Обязательно объясните все действующие правила и принципы общения в таких каналах, особенно, если в них присутствует какая-либо специфика. Помимо официальных каналов, включайте нового специалиста и в неформальные каналы коммуникации. Добавляйте его в «болталки», беседы по интересам и так далее. Так новичок быстрее познакомится с коллегами и будет восполнять дефицит живого общения.