Обязанность ведения кадрового учета возложена на работодателей вне зависимости от количества персонала и организационно-правовой формы. Единый перечень документов на законодательном уровне отсутствует. Одни из них детально описываются положениями ТК РФ, другие лишь упоминаются в контексте. Какие документы необходимо иметь в кадровом отделе, рассказали юристы.
Локальные акты
Организации и предприниматели при заключении трудовых договоров обязаны руководствоваться не только законами, но и внутренними регламентами. Утверждать такие нормативы работодатели могут в пределах компетенции, предоставленной ТК РФ. Впоследствии положения документов связывают не только сотрудников, но и руководство. Отменить их или изменить произвольно не получится. Анализ практики позволяет составить типовой перечень локальных актов. К таковым относятся:
- внутренний распорядок;
- штатное расписание;
- приказы о трудоустройстве, переводах, увольнениях, отпусках;
- должностные инструкции;
- правила премирования;
- распоряжения о командировании сотрудников, предоставления времени отдыха, поощрениях;
- приказы, связанные с основной деятельностью работодателя;
- личные карточки или дела сотрудников;
- трудовые договоры;
- графики отпусков;
- регистрационные журналы;
- порядок обработки персональных данных.
Дополнительно предприятия и коммерсанты вправе заключать с работниками соглашения о коммерческой тайне, материальной ответственности. Однако наибольшее число вопросов вызывают регламенты, регламентирующие социально-трудовые вопросы.
Что нужно знать о коллективном договоре
Трудовое законодательство прямо не отвечает на вопрос об обязательности такого локального акта. Статья 22 ТК РФ предоставляет работодателю право на ведение переговоров по заключению коллективного договора. Во второй части той же нормы согласование условий именуется уже обязанностью.
Анализируя статью 36 ТК РФ, юристы приходят к выводу о невозможности уклонения от процедуры. Если инициатива со стороны персонала отсутствует , работодатель должен организовать обсуждение условий самостоятельно.
С этой целью определяются представители сторон. Лицо, отстаивающее интересы работодателя, предъявляет доверенность. В этой роли также может выступить директор предприятия или один из собственников. Представитель персонала приобретает полномочия в результате голосования на общем собрании коллег. Его статус подтверждается протоколом.
В ходе переговоров:
- формируется повестка;
- выбирается место и время обсуждения;
- разрабатывается проект соглашения;
- утверждаются сроки его рассмотрения и корректировки.
Коллективный договор включает положения о форме, способе, системе оплаты труда, принципах начисления пособий, индексации вознаграждений, особенностях выполнения показателей, уровне занятости, предоставлении отпусков и повышении квалификации (ст. 41 ТК РФ). Отдельное внимание при разработке проекта уделяют гарантиям и льготам, охране здоровья сотрудников. Условия могут улучшать, но не ухудшать положение персонала по сравнению с нормами ТК РФ. Максимальный срок действия соглашения – 3 года. На тот же период договор разрешается продлять. Документ согласовывается с представительным органом сотрудников и регистрируется в трудовой инспекции. Количество экземпляров зависит от участников. Только на регистрацию потребуется направить не менее двух. Приложениями служат решение о назначении представителя работодателя, протокол собрания о направлении делегата от персонала, положение об организации переговоров. После регистрации с текстом соглашения необходимо ознакомить весь кадровый состав под подпись.
Документ продолжает действовать при реорганизации или изменении названия компании. При продаже предприятия коллективный договор применяют в течение 3 месяцев с момента смены собственника.
В завершение отметим, что обязанность работодателя соблюдается далеко не всегда. На протяжении десятилетий в России ведут деятельность фирмы, не имеющие коллективных договоров. Контролирующие органы на нарушение внимания не обращают, руководителей к ответственности не привлекают. Проблема остается актуальной и в 2022 году.