Если в организации оформлены совместители, кадровики и бухгалтеры задаются вопросом, нужно ли включать их в новый отчет СЗВ-ТД. И как в таком случае, правильно указать кадровые изменения, касающиеся совместителей? Есть ли разница в отражении внешних и внутренних совместителей? Ответы на эти вопросы находятся в этой статье.
Новый отчет СЗВ-ТД
Новая форма отчетности была разработана в связи переходом на электронный формат трудовых книжек. Сдавать его необходимо ежемесячно всем организациям без исключения до 15 числа каждого месяца. Первый отчет компании должны были подать до 15 февраля и отразить в нем все кадровые события, которые произошли в январе.
СЗВ-ТД подается в Пенсионный Фонд по установленной форме на бумажном или электронном носителе в зависимости от количества сотрудников в организации.
Форма и правила ее заполнения содержатся в постановлении ПФР №730п от 25.12.2019 года. Утвержденный бланк содержит в себе несколько разделов: информация об организации, личные данные сотрудника и сведения о кадровом событии.
Как правильно заполнить?
В верхней части бланка необходимо заполнить название юридического лица или ИП, ИНН, КПП, а так же регистрационный номер ПФР. Номер содержит 12 цифр, присваивают его в момент регистрации организации в фонде. Перечисленные реквизиты указываются во всей отчетности, сдаваемой в Пенсионный Фонд.
Следом заполняются личные данные сотрудника – ФИО, дата рождения, СНИЛС. Эта информация заполняется согласно документам сотрудника – документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство. Отчество указывается при его наличии.
Затем идут графы, в которых нужно поставить отметку о желании сотрудника продолжать вести бумажный формат документа или о его запросе предоставить ему информацию о трудовой деятельности. Отметка ставится только при подаче работником соответствующего заявления. Поскольку запись о совместительстве чаще всего не вписывается в трудовую книжку, заявление о ее ведение работник должен подать на основное место работы.
Строка отчетный период заполняется согласно месяцу и году, за который подается отчет. В строке месяц ставится цифра, соответствующая отчетному месяцу. (Январь – 01, Февраль –02 и т.д.). Год прописывается полностью, без буквенного обозначения (2020).
Далее следует заполнить табличную часть отчета, информация заполняется по следующим графам:
- Графа 1 – номер по порядку, здесь проставляются порядковые номера сотрудников, причем неважно по какому принципу будут перечислены сотрудники, удобнее всего делать это по алфавиту.
- Графа 2 – дата кадрового мероприятия, указывается на основании приказа на увольнение, прием, перевод или другого кадрового изменения.
- Графа 3 – вид кадрового мероприятия. В данной строке проставляется только кодовое значение, для каждого кадрового события предусмотрено свое обозначение. Например, для увольнения необходимо проставить код «5 УВОЛЬНЕНИЕ», для перевода – код «1 ПЕРЕВОД».
- Графа 4 – трудовая функция, указывается должность, квалификация, специализация сотрудника, а так же обособленное подразделение, в котором трудится работник. При заполнении данных на совместителей рядом с должностью необходимо указать, что сотрудник является совместителем. При заполнении отчета электронным способом, для этого должно быть специальное окошко, где необходимо поставить галочку.
- Графа 5 – код выполняемой функции, данная строка будет заполняться только с 2021 года. В данной строке будет указан код профессиональной деятельности, согласно профессиональным стандартам, заполняется только при наличии такого кода.
- Графа 6 – причина увольнения, строка заполняется только при увольнении, необходимо полностью прописать причину увольнения и номер соответствующей статьи.
- Графа 7-9 – наименование, номер и дата документа. Данные указываются в соответствии с документом, на основании которого совершено кадровое событие (приказ, распоряжение).
Во всех пунктах существует окошко «признак отмены», в нем необходимо проставить знак «Х» в случае отмены кадрового события, таким образом, корректируются неверно поданные данные или отмена записи о приеме, увольнении или приеме.
Как отразить увольнение совместителей?
Для того чтобы отразить увольнение внешнего или внутреннего совместителя, ПФР рекомендует сделать в СЗВ-ТД две записи. Первая – прием совместителя, даже если событие произошло до 2020 года. Вторая запись – об увольнении сотрудника, работающего внешним или внутренним совместителем.
Что делать, если совместитель стал основным работником?
Если сотрудника планируется перевести на основное место работы, следует так же внести запись о приеме сотрудника по совместительству, как и в примере выше. А вторая запись будет сделана с пометкой «ПЕРЕВОД», в таком случае галочку «совместитель» ставить нет необходимости.
Некоторые кадровики проводят процедуру перевода совместителя в основные работники путем увольнения. В таком случае, после записи «УВОЛЬНЕНИЕ» совместителя последует запись «ПРИЕМ» сотрудника уже, как основного работника.
Итог
Подведя итог, можно сказать, что совместители, как внешние, так и внутренние, являются сотрудниками организации и с ними заключен трудовой договор. Поэтому включать их в новый отчет СЗВ-ТД обязательно. Заполнять данные о них необходимо по общим правилам, исключения составляют некоторые нестандартные ситуации.