Отправляясь в командировку, нужно собрать не только свои вещи, но и ряд документов. Об этапах их оформления и нюансах компенсации расходов рассказали эксперты Профсоюза работников торговли и услуг.
Напомним, что поездка считается служебной командировкой, если работник оформлен по трудовому договору. Правила ее организации прописаны в главе 24 Трудового кодекса. В марте нынешнего года они обновились. Их следует знать не только работодателю, но и сотрудникам.
Оплата командировочных
Если работник отправился в командировку, ему, согласно 168 статье Трудового кодекса, компенсируют расходы на проезд, наем жилья, суточные (700 руб., если человек ездит внутри страны, и 2500 – за рубежом, но организации могут устанавливать любой размер, указав его во внутренних документах, а также другие траты согласно законодательству, если работодатель их согласовал).
Но если командированный может каждый день ездить домой, суточные не выплатят (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 №749). Все нюансы возмещения работодатель фиксирует в локальных документах компании. Расходы на самолет и поезд компенсируют при предъявлении посадочного талона и билета соответственно. При утере придется брать справку в авиакомпании или думать, какие бумаги могут подтвердить перелет. (Письмо Минфина от 25.06.2021 N 03-03-07/50225).
Проживание в отеле подтверждается договором на оказание гостиничных услуг; кассовым чеком; документом на бланке строгой отчётности (БСО). Если сотрудник снимает квартиру, понадобится договор о найме жилого помещения. Командировочное удостоверение и служебное задание – не нужны, цель командировки можно указать в приказе.
Приказ на командировку
Перед тем, как отправиться в путь, необходимо подписать приказ. В нем обозначаются: фамилия, имя, отчество командированного, а также должность. Кроме этого, обязательными пунктами считаются место, срок и цель поездки.
Расчеты с сотрудником
Перед отъездом работнику выплачивают аванс в сумме, которая рассчитывается с учетом ежедневных суточных и расходов в период командировки (пункт 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 №749). По возвращении сотрудник составляет авансовый отчет о своих тратах и предоставляет его руководству в течение трех дней. К отчету надо добавить подтверждающие документы с указанием суммы, полученной на командировку, количества израсходованных средств, наличие остатка или перерасхода. Далее работодатель возмещает все расходы.
Но если не уложиться в вышеуказанный срок, деньги могут вычесть из заработной платы (статья 137 ТК РФ). За каждый рабочий командировочный день и дни, затраченные на дорогу, работник получит среднедневной заработок. Чтобы его рассчитать, средний дневной заработок умножается на количество дней в командировке.
Если командировка выпала на выходные, но в это время человек не работал, оплату он не получит. В ином случае его рассчитают как за работу в выходной (в двойном размере или в счет отгула). При командировках по территории России, которые занимают всего один день, суточные не положены. При поездках за границу выплачивают 50% установленной нормы. У командированного работника могут быть другие расходы (виза, мед. страховка, телефонная связь и т.д.) Решение о компенсации принимает руководство.
Командировка на своей машине
Некоторым удобнее перемещаться на личном транспорте. Бензин работнику компенсируют. Размеры компенсации организация определяет самостоятельно. Чтобы оформить такую командировку, ее фактическую длительность необходимо обозначить в служебной записке. А также следует приложить бумаги, подтверждающие факт проезда на авто и расходы: путевой или маршрутный лист; счета; квитанции; чеки.
Если командировка внезапно отменилась
Бывает так, что билеты уже куплены, но по тем или иным причинам командировку пришлось отменить. Даже в этом случае сотруднику компенсируют деньги за неиспользованные билеты, а также визу (кроме пошлины). Но стоит помнить, что возвращая билеты на самолет, пассажиру не вернут полную стоимость, а лишь ее часть. Если в командировке произошел форс-мажор, и нет возможности вернуться вовремя, фирме необходимо перечислить суточные и оплатить проживание. В командировочном документе ставится отметка с фактической датой отъезда. Также работодателю можно предъявить справку об отмене или задержке рейса.
В случае командировки в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области, сотрудник получит средний заработок в двойном размере, суточные – 8480 рублей ежедневно, выплаты по безотчетным суммам как возмещение иных командировочных расходов.