Утеря трудовой книжки довольно неприятная новость. Бывает так, что процесс восстановления занимает многие месяца. Трудовая книжка необходима для трудоустройства на работу, а также для получения пенсии. Некоторые люди просто заводят новую трудовую книжку, но восстановить ее не так сложно, как кажется на первый взгляд. В трудовой книжке содержится весь рабочий стаж, который имеет весомый аргумент в большинстве ситуаций
Последовательность восстановления трудовой книжки
Для первого шага необходимо написать заявления и направить его работодателю. Вместе с заявлением необходимо приложить копии паспорта и имеющихся документов с места работы. В качестве подтверждения можно использовать: приказы о назначение на должность, трудовой договор и справку из Пенсионного фонда. К сожалению, не всегда удается восстановить полную информацию. Если фирма прекратила свое существование, получить необходимую запись будет довольно проблематично.
Если трудовая книжка утеряна или испорчена самим сотрудникам, то имеет смысл придерживаться этих правил:
- Вспомнить последовательность трудового стажа и выписать на отдельный листок. Если не удалось вспомнить точную информацию, необходимо записать, хотя бы примерную. Можно расспросить бывших коллег, возможно, они помогут прояснить ситуацию.
- Затем следует нанести визит к бывшему работодателю и написать заявление. Его можно написать в свободной форме. Главное указать в правом верхнем углу всю информацию о фирме: юридический адрес, название и фамилию с инициалами генерального директора. Также следует указать свои инициалы и контактный телефон. В заявление нужно максимально подробно изложить о сроках работы и должности.
- Если бывшее место работы находится в другом городе или с большой отдаленностью можно написать заявление и приложить все необходимые копии имеющихся документов с места работы. Письмо следует отправить заказной бандеролью с обязательной отметкой об уведомлении получения. Ответ должен быть в течение 15 рабочих дней с момента передачи письма.
Восстановление по копии трудовой книжки
Если на руках иметься копия трудовой книжки, которая заверена по всем правилам у юриста это значительно упрощает процедуру восстановления. Сделать этого возможно подав заявление по месту работы или в МФЦ. Ксерокопия значительно упростит процедуру, но могут потребоваться дополнительные подтверждения рабочего стажа.
Потеря книжки работодателем
Потеря трудовой книжки по вине работодателя ложиться полностью на его ответственность. В этом случае компания должна сделать запрос в Пенсионный фонд и предоставить новую трудовую книжку со всеми записями. Четкие сроки в этом случае законом не регламентированы. Если работодатель не может восстановить трудовую книжку, возможно, написать заявления о денежной компенсации.
Переход на электронные трудовые книжки
У бумажных документов есть один существенный недостаток, они могут потеряться в самый ответственный момент. Переход на электронный формат может выбрать каждый человек, но это условия не является обязательным. После 1 января 2021 года электронные книжки будут присваиваться каждому новому сотруднику по умолчанию.
Сотрудник всегда сможет получить выписку о своем трудовом стаже в многофункциональном центре при первом обращении. Каждый человек, имеющий трудовую книжку, может выбрать для себя оптимальный вариант. Также электронный вариант уберет от поддельной информации с места работы.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Оберегают от поддельных сведений
- Невозможно потерять
- Работодатели смогут быстро получить необходимые сведения о новом сотруднике
- Экономия бумаги
Такой формат очень удобен для оформления по удаленной работе. Работодатель сможет сделать запись, в трудовой книжке находясь при этом даже в другом городе.
Введена мера ответственности за предоставление ложной информации и внесение в электронный вариант несуществующих данных.
Будущее бумажных трудовых книжек
Пользователи бумажных трудовых книжек могут обратиться с заявлением о продолжении ведение письменного документа. В этом случае информация будет сохранена в двух вариантах: электронном и обычном бумажном. К 2027 году планируется полное прекращение о ведение бумажных трудовых книжек.
Что делать, когда фирма прекратила свою рабочую деятельность
В этом случае можно восстановить трудовой стаж несколькими способами:
- Самым эффективным и действенным является обращение в Пенсионный фонд. Необходимо написать заявление и приложить все необходимые документы. В течение 10 рабочих дней служба предъявит необходимый документ с полной информацией. Такой способ не подойдет, если список работодателей большой. В Пенсионном фонде можно запросить информацию, лишь за несколько последних мест работы.
- Государственный архив. Он хранит в себе намного больше информации, чем Пенсионный фонд. В архив можно обратиться лично или послать заказное письмо с копиями необходимого пакета документов. В государственно архиве можно получить информацию даже по прошествую нескольких десятилетий.
- Обращение в суд. Это крайняя мера, она используется, когда не помог Пенсионный фонд и государственный архив. Для обращения в суд необходимо составить иск, в котором подробно описать годы работы и должностные обязанности. Также необходимо приложить все имеющие документы и найти свидетелей, которые работали в этой фирме. Суд примет во внимания все обстоятельства и вынесет вердикт.
- Копия трудовой книжки. Если она заверена юридически, это поможет избежать хождения по инстанциям. Работодатель заведет новую книжку, в которую перенесет данные с копии. На каждой странице копии должна присутствовать оригинальная печать, только в этом случае она будет иметь свою юридическую силу.
Если на руках имеется копия без подтверждения с юридической стороны, она не имеет своей силы и может быть полезна только в определение последовательности мест работы.
Если сотрудник купил новую трудовую книжку и заполнил ее самостоятельно по достоверным данным, она не будет иметь юридической силы. Все необходимые данные должны подтверждаться личной подписью работодателя и печатью. Вносить всю необходимую информацию может только сотрудник по кадрам или законный представитель.
Правильное заполнение трудовой книжки
Бумажную трудовую книжку необходимо оформить в соответствии со всеми требованиями:
- Для каждой новой записи применяется свой порядковый номер, он идет в четкой последовательности за предыдущим.
- Записи должны быть понятны и не иметь слишком короткого сокращения, которое невозможно разобрать.
- Используются только арабские числа.
- Необходимо правильное написание формата даты: ДД.ММ.ГГГГ. Год нельзя обозначить двумя крайними числами, он должен быть полный.
- Запись в трудовой книжке должна быть сделана с числа точно совпадающим с приказом о назначение на должность.
- Все данные заполняются на русском языке.
Что делать если была потеряна трудовая книжка, а фамилия изменилась
В этом случае необходимо подать с заявление и документами, подтверждающими факт работы следующие:
- Свидетельство о браке или разводе. Этот документ можно получить в ЗАГСе, если его нет на руках.
- Документ о смене инициалов. В некоторых случаях человек меняет свои инициалы и получает паспорт уже на новое имя.
Если выдали новую трудовую книжку с ошибкой
В случае, если была допущена ошибка в заполнение электронной или бумажной трудовой книжки, необходимо обратиться в государственный орган.
Нужно написать заявление об ошибке и приложить подтверждающую информацию. Например, это может быть официальный приказ о назначение на должность или трудовой договор. Исправить ошибку может только сотрудник кадровой службы.
Сроки выдачи новой трудовой книжки
Установленные сроки 15 рабочих дней. За это время работодатель или другие органы должны рассмотреть заявку и выдать новую трудовую с заполненной информацией. Для некоторых ситуация сроки могут быть продлены. Для удобства необходимо переходить на электронные трудовые книги или использовать два формата. Это является очень удобным и позволит избежать потери и порчи трудовой книжки.